אוטומציה משנה את עתיד מקצוע החשבונאות.

בחמש השנים האחרונות, ישנו מעבר ממיקור חוץ שעיקרו הנהלת חשבונות למתן שירותי חשבות במיקור חוץ ושירותים נוספים בעלי ערך מוסף גבוה יותר עבור הלקוח. שירותים אלה כוללים פחות ופחות הזנת נתונים ויותר ניתוח ואנליזה.

אנחנו מתקרבים לעידן של "אפס-הקלדה חשבונאית" של נתונים.  אי הקלדת נתונים בעתיד לא תיעשה תודות לאוטומציה בלבד. בזמן שאנחנו ישנים, בינה מלאכותית תתעדף את העבודה של יום המחרת שלנו, תספק לנו תובנות על הלקוחות שלנו, מה שיאפשר לנו להגדיר מחדש את תפקידנו כחשבים ואנשי כספים בצורה הרבה יותר משתלמת עבורנו, ובעלת ערך רב יותר ללקוחותינו.

אוטומציה תוביל, את אלה מאתנו שמוכנים להתאים את עצמם, לתוך עתיד מעניין למדי.

 

 הנהלת החשבונות הופכת קלה יותר ויותר

מרכיב הזנת נתוני הנהלת חשבונות, מתמעט והולך על ידי אוטומציה ומערכות הנהלת חשבונות ירוקות מבוססות ענן. בישראל לדוגמא, קיימות מערכות אונליין להפקת חשבוניות כגון: חשבונית ירוקה, חשבונית בקליק ועוד ובכל התוכנות להנהלת חשבונות קיים כבר מודול למשלוח חשבונית במייל לרבות חתימה אלקטרונית. יתרה מכך, כמעט כל התוכנות מציעות גרסת ענן המאפשרת גישה מכל נקודה אינטרנטית.

 

הקלדה ידנית של שטרות, הדפסת צ'קים מנייר – אלה הן רק כמה מן המשימות שהעובדים שלנו/של הלקוח היו נדרשים להם, לרבות נסיעה למשרדי הלקוח בכדי להשתמש בתוכנה שבמחשב שלהם.

מעבר לאפליקציות חשבונאיות מבוססות ענן בשנת 2011 סיפקו יעילות גדולה וקיצרו את זמן השהייה אצל לקוחות במידה רבה.

לאחר קונפיגורציה והכנה מתאימה, תוכנת הנהלת חשבונות בענן יכולה כבר למכן 80 עד 90 אחוזים מהעבודה עבור לקוחות רבים. בעתיד, בינה מלאכותית תחסוך בזמן ובצורך אפילו להגדיר אותן.

יותר ויותר, מנהלי כספים, רו"ח ובעלי עסקים מצפים כי יישום נכון של תוכנות הנהלת חשבונות וניצול יכולות האוטומציה יספקו חוויה ויעילות גדולה יותר. מחקר מבריטניה גילה כי 37 אחוז של בעלי העסקים קטנים ובינוניים חושב כי תחום הכספים, חשבונאות והנהלת חשבונות הופך לממוכן יותר וכי הם מסוגלים להשלים מגוון של משימות בעצמם.

Machine Learning היא צורה של בינה מלאכותית, הבנויה להכיר דפוסים ולחזות במדויק תוצאה.  נכון לעכשיו, Machine Learning אינה מפותחת דיה בתוכנות הנהלת חשבונות וכספים, אבל כל זה צפוי להשתנות במהירות במהלך השנים הקרובות.

 

ככל שטכנולוגיה זו הופכת מתקדמת יותר, חברות תוכנה תשלבנה אותה לתוך יישומים כדי להדגיש דפוסים וסטיות אוטומטיות. יישומים אלו יאפשרו לנו, לאנשי הכספים, לספק ערכים נוספים ללקוחותינו.

איך זה צפוי להראות, בדיוק?  Machine Learning (ML) תופעל ככל הנראה לניתוח ספר ראשי בהנהלת החשבונות, לנתח עסקות היסטוריות וממתינות ואף לחזות תזרימי מזומנים עתידיים ללא גיליונות אלקטרוניים. בנוסף, ה- ML עשוי לשמש לניתוח מגמת מכירות ולהציע רכישות על מנת לשמור על רמות מלאי אידיאליות.

 

הגברת היעילות ותובנות עסקיות

אמנם, במשימות רבות ה- ML תחליף פעולות המבוצעות כיום ע"י אנשי כספים וחשבונאות, אולם הטכנולוגיה החדשה הזו לא תחליף אותנו. תמיד יידרש שיקול דעת ובקרה. אוטומציה תיושם בכדי לעזור לקבל איסוף נתונים לשם קבלת החלטות מהירה.

אנחנו כבר רואים פלטפורמות חשבונאות מבוססות ענן המתקדמות מעבר לאוטומציה של עסקאות לתוך ניתוח.  בפלטפורמות אלו נוכל לזהות דפוסים ומגמות בקרב בסיס הלקוחות שלנו ולתת להם עצות והמלצות טובות יותר.

 

בזכות אוטומציה ו- Machine Learning, ניהול הכספים יהיה יעיל יותר, ולכן יהיה יותר זמן לדבר עם לקוחות על התוצאות העסקיות שלהם ולבדוק לעומק את הוצאות  השכר וחיובי הספקים – שירותי ייעוץ במיקור חוץ ברמה גבוהה מסייעים ללקוחות להרגיש בשליטה על הכספים שלהם ואף מחזק אותנו כיועצים העסקיים המהימנים שלהם.

 

אפוטרופוסים של הנתונים ויועצים עסקיים מהימנים

ברגע שנגיע לעידן "אפס-הקלדה חשבונאית" ,יהיו ברשותנו את כל נתונים שזרמו אוטומטית לתוך המערכת ולאחר מכן ללוחות מחוונים (DASHBOARD) עבור לקוחותינו.

מה בדיוק יהיה תפקיד מנהלי הכספים ומנהלי חשבונות?

רוב התהליכים יהיו ללא מגע או במגע אדם מוגבל. למעשה, השירותים המסורתיים הללו יעלמו, אך במקביל ישחרר את אנשי הכספים למצוא דרכים להוסיף ערך רב יותר עבור הלקוחות.

במקרה של מנהל החשבונות, נראה את התפקיד משתנה,  והוא יוגדר כמנהל מערכת המידע הפיננסית. זהו מישהו עם ידע של מערכת החשבונאות מבוססת ענן ובעל מומחיות להגדרת מערכת באמצעות יישומים מרובים ושלובים. אדם זה יפקח על זרימת מידע בין יישומים וכלי דיווח, ויסייע ללקוחות להרגיש בשליטה הן על הנתונים ועל המזומנים.

לסיכום, אוטומציה וחשבונאות הולכות יד ביד. זוהי שותפות שתאפשר לנו, לאנשי הכספים, לצאת מתוך החשבונות ולייעץ ללקוחות שלנו מה הם צריכים עבור העסק שלהם בכדי להצליח באמת.

 

על בסיס כתבה של בלייק אוליבר ותוספות של רו"ח ערן נחליאלי מנכ"ל NAM יעוץ וניהול כספים

מומחים במתן שירותים בתחום הכספים לחברות וארגונים קטנים ובינוניים אשר אינם זקוקים למנהל כספים במשרה מלאה מחד, אולם זקוקים לשירותי כספים וחשבות ברמה גבוהה לצורך קידום פעילותם, מאידך.